La coordination jour J : vous avez certainement déjà entendu ce terme, mais vous ne savez pas vraiment ce qui se cache sous cette dénomination !

Depuis que je suis wedding planner, je me suis rendue compte que beaucoup de futurs mariés hésitent à faire appel à une coordinatrice. Notamment, car ils ne savent pas ce qu’elle peut leur apporter. Et ils regrettent après leur mariage de ne pas en avoir sauté le pas !

Pour ne pas que ça vous arrive, je souhaite aujourd’hui vous expliquer tout ce que peux vous apportez une wedding planner le jour de votre mariage. 

Crédits Photos : Arty Photos

La coordination de mariage, qu’est ce que c’est ?

Cette prestation s’adresse à tous les futurs mariés qui souhaitent organiser eux-mêmes leur mariage tout en profitant sereinement de leur D-Day. Vous vous reconnaissez dans ces mots ? La prestation de coordination jour J est faite pour vous !

Définir son budget, rechercher les meilleurs prestataires et élaborer sa décoration de mariage sont une chose ! Mettre tout ce que vous avez imaginé en place et faire en sorte que tout se passe pour le mieux sans imprévu en est une autre et pas des moindres !!

Vous vous dites sûrement que vous avez les meilleurs témoins du monde qui sauront gérer tout ça ? Mais sachez que c’est une grosse pression pour eux et qu’ils ne pourront pas profiter pleinement de cette belle journée.

En choisissant la prestation “coordination jour J” proposée par votre wedding planner, vous êtes accompagné et conseillé sur ce que vous avez mis en place durant des mois. Vous avez une véritable professionnelle du mariage à vos côtés la veille de votre mariage et le jour J pour que tout se passe comme vous l’avez imaginé.

Toute la journée votre wedding planner est là pour gérer chaque détail, en toute discrétion. Elle vous permet donc de profiter pleinement de votre jour et de laisser vos témoins s’amuser et profiter eux aussi.

La coordination jour J, qu’est ce que cela comprend ?

Maintenant que le rappel sur la définition de la coordination jour J est fait, voici un petit tour d’horizon sur ce que comprend cette prestation. Il s’agit bien sûr d’une liste non-exhaustive. Votre wedding planner est là pour s’adapter à votre événement, car chaque mariage est différent !

  • Le point sur vos préparatifs

    La coordination jour J, vous l’aurez bien compris, n’est pas une simple installation des éléments décoratifs. Le rôle de votre wedding planner commence bien avant le jour de votre mariage.

    Quelques semaines avant le mariage, vous faites le point avec votre coordinatrice sur les différents prestataires que vous avez sélectionné. Elle fait ensuite le point avec chaque professionnel de votre mariage sur les prestations souhaitées, le nombre d’invités, les horaires …

    Elle s’assure également que vous n’avez rien oublié. Votre wedding planner est à votre écoute et sa présence est très rassurante pour vous. En effet, j’imagine que vous ne vous mariés pas tous les jours 🙂

  •  L’élaboration du planning de votre jour J

    Le secret d’une journée de mariage réussi est LE planning !!

    Afin que tout le monde (vous futurs mariés, prestataires et témoins…) ait la même information sur le déroulé de la journée, votre wedding planner élabore un planning de votre journée au quart d’heure prêt !

    Ce planning jour J permet à tout le monde d’avoir une vision complète de la journée et bien sûr de savoir quoi faire en fonction des horaires.

  • La gestion des surprises de vos proches

    Vos témoins et proches attendent votre mariage avec impatience et ils vont sans doute vous préparer quelques surprises.

    Vous avez souvent peur qu’elles ne soient pas à votre goût et qu’elles durent trop longtemps. Votre wedding planner est votre intermédiaire pour gérer cette partie secrète.

    Elle est là pour les conseiller et pour que ces animations soient réussies. Bien sûr elle s’assure qu’ils aient tout le matériel nécessaire.

    Avec une coordinatrice à vos côtés, ces animations sont anticipées et se déroulent dans un timing précis. Évitant ainsi au traiteur de lancer son plat en plein milieu d’une animation qui retient toute votre attention !

Crédits Photos : Audrey Gueton Photographe

  • L’installation de votre décoration

    Vous avez imaginé toute votre décoration de mariage. Vous avez, ensuite, fait le point avec votre wedding planner, rien n’est oublié, tout est parfait !

    Mais entre la théorie et la pratique, il y a un monde non ?! C’est pour cette raison que votre wedding planner est à vos côtés pour vous aider à tout mettre en place.

    Elle sait vous conseiller sur l’espace nécessaire à laisser entre chaque table. Ainsi vos invités et vos prestataires sont à l’aise durant la soirée. Elle supervise toute l’installation afin que vous n’y passiez pas des heures.

    Bref, votre coordinatrice fait tout pour vous faciliter la vie dans ce moment où la pression commence à monter doucement 🙂

  • La coordination des prestataires

    Petite précision sur ce point… Quand je parle de coordination des prestataires, ça ne veut pas dire leur apprendre leur métier, pas du tout ! Chacun son travail, je ne sais pas faire le leur et ils ne savent pas faire le mien !

    Il s’agit d’aider les prestataires à ce que tout se déroule parfaitement. Un événement, aussi marquant et important que le mariage, exige que tous les professionnels présents forment une équipe. Et votre wedding planner est là pour faire le lien avec chacun. (c’est quand même un super rôle non ?!)

    Votre wedding planner est donc là pour répondre à toutes les questions des prestataires sans qu’ils aient besoin de vous déranger. Elle les aide dans leurs missions quand elle le peut.

    Par exemple, votre coordinatrice peut travailler en collaboration avec votre photographe pour les fameuses photos de groupe. Elle est capable de donner un timing précis au traiteur pour le service du plat chaud. Il peut être ennuyeux qu’il serve le plat en plein milieu d’une animation faite par le DJ ou vos proches…

Crédits Photos : Elodie Chabrier Photographe

  • La gestion du timing et des imprévus

    Votre wedding planner est la gardienne du temps ! Présente dès le début des préparatifs, elle veille à ce que vous soyez prête à l’heure définie au préalable. Avec elle à vos côtés, vous avez le temps de manger un bout, de faire la pause pipi et de vous laver les dents avant de mettre votre jolie robe. (croyez-moi ces détails ont leurs importances !)

    Votre coordinatrice est ensuite présente aux cérémonies pour accueillir vos invités, former le cortège dans le bon ordre et gérer la musique si besoin.

    Une fois sur votre lieu de réception, votre wedding planner s’assure que tous les prestataires sont bien en place et prêts à vous accueillir. Elle fait une dernière vérification de la décoration avant votre entrée en salle.

    Puis elle gére tout le timing de la soirée pour un déroulement sans fausse note jusqu’à l’ouverture de bal.

    En cas d’imprévu ou de changements de dernière minute, votre coordinatrice s’occupe de tout. Elle solutionne au mieux ces petits tracas afin que vous ne vous aperceviez de rien.

Crédits photos : Audrey Gueton Photographe

Combien de temps dure la prestation de coordination jour J ?

Crédits Photos : Julie Bouton

Tout dépend des wedding planners et de la période de location de votre salle de réception. De manière générale, en Auvergne, la prestation de coordination jour J dure 2 jours. (sans compter le travail de planification fait en amont par votre wedding planner)

Votre wedding planner intervient dès la vieille de votre mariage, pour vous aider à mettre en place votre salle de réception.

Quand vous repartez de votre lieu de réception le soir, tout est mis en place, excepté la décoration florale qui sera installée le jour J.

Le jour J, votre wedding planner est présente des préparatifs jusqu’à l’ouverture de bal. Elle suit toutes les étapes de votre journée exceptionnelle afin que vous n’ayez qu’à profiter de votre journée et de vos proches.

Combien coûte une coordination jour J ?

Tout comme la durée, le coût d’une prestation de coordination jour J est variable d’une wedding planner à l’autre.

Chez Hera Mariage, le forfait coordination jour J compte 2 jours d’intervention (veille et jour J) ainsi que le temps passé en amont à planifier votre événement. Cette prestation débute à partir de 800 € dans le cadre d’une formule d’organisation de A à Z jusqu’à 1 200 € pour cette prestation seule.

Crédits Photos : Arty Photos

Vous voyez un peu plus clair sur la mission d’une wedding planner lors de la coordination de votre mariage ? J’espère que oui 🙂

Si vous vous dites qu’il vous faut absolument quelqu’un à vos côtés le jour J, n’hésitez pas à me contacter pour une proposition personnalisée via le formulaire de contact, je suis à votre écoute !

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